Что следует знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой

С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки. Отделы кадров и трудовых отношений администрации и филиалов «Газпром добыча Краснодар» предложили работникам определиться с выбором. Сделать это необходимо до конца года. Прежде чем принять решение, мы решили разобраться в теме и задали несколько вопросов начальнику отдела кадров и трудовых отношений Наталии Киселевой.

Классические бумажные трудовые книжки РФ

Увеличенная фотография (JPG, 827 КБ)

Если я переведу свою трудовую книжку в электронный формат, что будет с бумажной?

По новым правилам мы выдадим вам бумажную книжку на руки. Вся информация о вашей трудовой деятельности с 1 января 2020 года ведется в электронном виде и передается в Пенсионный фонд России (ПФР). В своем личном кабинете на сайте ПФР вы можете проверять информацию и следить за актуальными сведениями.

В чем преимущество электронной трудовой книжки?

Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде имеет ряд преимуществ. Для работодателя — минимизация рисков ошибок при заполнении, электронную книжку невозможно потерять. В ней грамотно систематизированы сведения, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Также снижаются издержки на кадровый документооборот. И наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных — передача сведений в ПФР осуществляется с помощью усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для работников, помимо уже озвученных плюсов, есть возможность отслеживания уплаты страховых взносов. Эта процедура станет более удобной при использовании личного кабинета на сайте ПФР. Кроме того, благодаря сайту работники могут оперативно и удобно получать все необходимые сведения, например, для оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Информацию можно будет запросить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем ее получение возможно как в бумажном виде, так и в электронном — заверенном ЭЦП.

Для тех, кто привык к бумаге, расскажите: обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю вести свою трудовую книжку в электронном виде?

Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Он просит либо продолжать вести трудовую книжку, либо предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года каждый работник такой выбор сделал.

Можно ли сначала отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие на руки трудовые книжки с внесенной в них соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности закон не предоставляет.

Вопрос о наградах. Насколько нам известно, в формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. Как передавать информацию о них?

Предоставление информации о наградах в составе сведений электронной трудовой книжки не предусмотрено. Это связано с тем, что и сейчас различные льготы, которые предоставляются в связи с наличием наград, назначаются не на основе сведений из трудовой книжки. Работнику необходимо предоставить документы о наградах как работодателю, для отражения в документах по личному составу, так и в соответствующие инстанции: орган соцзащиты, ПФР или другую.