Люди дела: рассказываем о работе секретарей Общества

27 апреля 2022, 09:00

В ООО «Газпром добыча Краснодар» работают 18 секретарей. Во многом именно от них зависит рабочий график руководителей, четкий документооборот, организация приемов, деловых встреч и даже атмосфера в коллективе. Об особенностях этой нужной и сложной профессии — в нашем материале.

За последние десятилетия подход к работе секретаря значительно усовершенствовался. Так, для современного помощника важна многофункциональность, умение планировать, анализировать, предлагать и принимать решения в рамках своей компетенции. От приемной генерального директора до удаленных филиалов секретари предприятия «Газпром добыча Краснодар» являются связующим звеном между руководителями и сотрудниками. На практике это означает владение информацией обо всех процессах и событиях не только своего подразделения или направления деятельности руководителя, но и компании в целом. Они всегда знают, где находятся специалисты, кто назначен ответственным за выполнение каждого поручения, какие ключевые решения принимаются руководством.

Семь раз проверь

Умение грамотно организовать потоки информации является основным принципом деятельности секретарей. Львиную долю времени занимает работа с документами: за день в Обществе их регистрируют более 1500 штук. Грамотная организация документооборота напрямую связана с оперативностью принятия решений. А качество исходящей документации свидетельствует о культуре предприятия, как речь, поведение и одежда сигнализируют о культуре человека. Ксения Носенко, секретарь начальника Инженерно-технического центра, отмечает:

«Считаю своей главной задачей максимально облегчить работу руководителю, оградить его от ненужных проблем. Так, процесс подготовки письма или приказа может быть сколь угодно долгим, задача секретаря — максимально его оптимизировать. Для меня важно, чтобы документ лег на стол руководителя в финальной редакции. Недопустимо, чтобы он читал и исправлял ошибки и неточности, поэтому исполнители должны отработать всю цепочку на пять с плюсом».

Безупречность в деталях

Функционально деятельность всех помощников похожа, но в приемной генерального директора и главного инженера масштабы больше и ответственность выше. Полина Адамчевская, секретарь генерального директора, рассказывает:

«Каждый день мы встречаем множество посетителей, от знания и соблюдения правил деловой этики зависит имидж руководителей и организации в целом. И здесь важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и даже интерьер офиса».

Дарья Алимова, секретарь главного инженера — первого заместителя генерального директора, подчеркивает:

«Секретарю необходим дар чувствовать нюансы ситуации, что позволяет подсказывать коллегам, когда и как лучше подойти с определенным вопросом».

Погода в офисе

Все наши героини сходятся во мнении: секретарь — это специалист большой выдержки и самообладания. Зачастую им приходится одновременно отвечать на звонок, гостеприимным жестом приглашать посетителя подождать и регистрировать документ в Docs Vision. Марина Москвина, секретарь заместителя генерального директора по капитальному строительству, трудится на предприятии более десяти лет. Богатый опыт работы с людьми помогает ей справляться с любыми трудностями:

«Казалось бы, многие люди работают в аврале, постоянно ощущая себя Цезарем, выполняющим несколько дел одновременно. Но далеко не все могут сохранить при этом хорошее настроение и улыбку на лице. Не буду скрывать, ситуации бывают разные, иногда приходится „считать до десяти“, чтобы сохранить самообладание. Поэтому терпение и умение погасить возможный конфликт на ранней стадии — важные качества, которыми должен обладать хороший секретарь».

Секретари часто несут двойную нагрузку, являясь помощниками двух руководителей. Это требует максимальной собранности и умения управлять совершенно разными процессами. Например, Светлана Таран — одновременно секретарь заместителей генерального директора по производству и по перспективному развитию, а Ольга Калинина — заместителя генерального директора по персоналу и общим вопросам и главного бухгалтера Общества.

Главный секрет

Светлана Таран считает свою профессию и аналитической, и творческой одновременно. При этом убеждена, что в работе необходимо желание расти, развиваться и, конечно, любить свое дело:

«Приятно, возвращаясь из отпуска, слышать: „Ну наконец-то ты вышла!“ Значит, без тебя какой-то винтик крутился не так. Значит, твое присутствие на месте важно не только для тебя самой. Говорят, абсолютно счастливый человек — это тот, кто утром с удовольствием идет на работу, а вечером с удовольствием возвращается домой. Если это так — то я счастливый человек».